Bez względu na to, czy prowadzisz własną firmę czy też pracujesz na etacie, zauważyłeś z pewnością, że pewne zadania powtarzają się cyklicznie. Nie są one ani zbyt wymagające, ani kreatywne, ale należy je wykonywać regularnie. Właśnie w takich przypadkach z pomocą przychodzi automatyzacja, zwiększająca wydajność prostych, monotonnych zadań.

Zazwyczaj zadania możemy podzielić w dwojaki sposób –są to działania wymagające ingerencji i kreatywności lub też czynności bardziej mechaniczne, które powtarzają się w każdym miesiącu. O ile te pierwsze bardzo trudno zautomatyzować, bo zawsze wymagany będzie czynnik ludzki i pewnego rodzaju decyzyjność, to w drugim wypadku już jak najbardziej da się to zrobić.

Automatyzacja procesów w Twojej firmie

Weźmy dla przykładu tak kluczową dla firmy czynność jak fakturowanie. Przy stałych zleceniach czy długoterminowych umowach faktury wystawia się każdego miesiąca na tę samą kwotę i na te same dane. Przy założeniu, że wystawienie jednej takiej faktury zajmuje Ci pięć minut, a masz ich do wystawienia kilkanaście tygodniowo, to w ciągu miesiąca na samo fakturowanie stałych zleceń tracisz cały dzień pracy. Dlaczego więc nie wykorzystać oprogramowania, które będzie dostosowane do Twojej firmy i docelowo odciąży Cię w fakturowaniu?

Generalnie to właśnie tych powtarzalnych zadań, względnie łatwych do automatyzacji (np. raportowanie wyników) jest w ciągu miesiąca najwięcej. Mało tego, to na nich swoje fundamenty opiera firma. Automatyzując je nie tylko zapewnia się firmie stabilne funkcjonowanie – optymalizacja poszczególnych procesów może przynieść duże zyski także w innych sferach działalności przedsiębiorstwa.

Przede wszystkim automatyzacja eliminuje ludzkie błędy. Wszystko oparte jest na odpowiednio zaprogramowanej mechanice. Zadaniem dla pracownika jest przede wszystkim nadzorowanie, czy mechanizm  działa bez zarzutu i ewentualnie wprowadzanie minimalnych poprawek do skryptu w razie potrzeby.

Wraz z automatyzacją rośnie także wydajność firmy. Pracownicy będą mogli skupić się na swoich najważniejszych zadaniach, a nie na prostych ale czasochłonnych czynnościach. Ten aspekt załatwi za nich dostosowane oprogramowanie.

Często te proste zadania są czynnościami zupełnie ze sobą niepowiązanymi. Wiąże się to ze zmianą kontekstu pracy i często z obniżeniem efektywności. Takie nagłe przeskoki między całkowicie różnymi zadaniami (np. faktury a proces kreatywny) wymagają przestawienia pracy mózgu na odpowiednie tory, a to także zabiera bezcenny czas. O ile taka różnorodność na krótką metę i przy małej liczbie zadań działa na plus, o tyle ciągłe odrywanie się od głównych zadań, by wykonać jakąś drobnostkę, zdecydowanie nie służy produktywności.

Wpływ automatyzacji na rozwój firmy

Choć to zadania powtarzalne są bazą działania firmy, to na jej rozwój czy zwiększanie zysków największy wpływ mają newralgiczne decyzje, wymagające ludzkiego doświadczenia czy wiedzy. Automatyzacja pomaga też w tym kontekście – przede wszystkim jest na nie więcej czasu! Stawiając na mechanikę przy podstawowych procesach, pozostałe zadania można lepiej dopracować i poświęcić im więcej czasu. To przełoży się z kolei jednoznacznie na ich jakość. Skupisz się na rozwoju firmy, a nie na podstawowych czynnościach, które łatwo zoptymalizować.

Dzięki oprogramowaniu dostosowanemu do potrzeb i wymagań Twojej firmy jesteś w stanie efektywnie zautomatyzować najprostsze, najczęstsze zadania, a większą wagę przyłożyć do rozwoju przedsiębiorstwa. Co ważne, automatyzacja pasuje w zasadzie do każdego typu firmy – różnić mogą się funkcjonalności oprogramowania, ale zawsze pojawią się procesy, które warto usprawnić i oddać w „ręce” maszyny. Z korzyścią dla siebie, firmy i zatrudnionych pracowników.

Ten artykuł jest pierwszym z cyklu naszych porad dotyczących automatyzacji firm. W kolejnych postaramy się pokazać konkretne przykłady wdrożenia, uniwersalne funkcjonalności, jakie daje odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie oraz korzyści, które płyną z automatyzacji procesów w firmie, na przykład zwiękrzona wydajność.