Dokumenty, w tradycyjnym tego słowa znaczeniu, w dużej mierze straciły już swoją rolę – to kolejne pole zagarnięte przez digitalizację. Teraz dokumentem nie zawsze musi być wydrukowana, podpisana i zarchiwizowana umowa, bo często sam skan lub dokument generowany elektronicznie jest wystarczającym dowodem np. transakcji.

W przypadku dokumentów digitalizacja i automatyzacja poszczególnych procesów to ogromne wsparcie, szczególnie w firmach, w których przewijają się setki różnego rodzaju umów  czy faktur. Zwróćmy uwagę chociażby na sortowanie i filtrowanie – w przypadku papierowych dokumentów jest to skrzętne rozkładanie i katalogowanie dokumentów w segregatorach i szufladach. Wymaga ogromnej sumienności, a ryzyko błędu jest duże. Dla cyfrowych dokumentów problem właściwie znika – bez problemów rozmieszczamy je po odpowiednich wirtualnych folderach (dzięki pewnym technologiom rozmieszczą się nawet same, o czym w dalszej części artykułu), a dodatkowo możemy je podejrzeć lub udostępnić zdalnie osobom z drugiego końca świata. Wszystko jest uproszczone i bardziej intuicyjne niż odnajdowanie się w stercie papierowych umów.

Postęp technologiczny nie zwalnia  i każda firma coraz częściej spotyka się z dokumentami w formie cyfrowej. Ważne, by jak najwcześniej zauważyć ogromne korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów i wykorzystać przewagi jakie ona daje.

Czy digitalizacja zawsze znajduje zastosowanie?

Jeżeli sami w porę dostrzegliśmy korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów w naszej firmie, to nie znaczy jednak, że nie będziemy współpracować z firmami, które pozostały nieco w tyle. Wiele przedsiębiorstw dalej uparcie opiera swoje funkcjonowanie oraz księgowość na tradycyjnej formie dokumentów. Papier bardzo niechętnie oddaje pole nowoczesności, co pociąga za sobą koszty przesyłek tradycyjnych, problemy z dostępem, składowaniem etc. W przypadku współpracy z takim klientem otrzymamy klasyczną, papierową fakturę, którą trzeba będzie ręcznie wprowadzić do systemu, by dane finansowe były aktualne. To znacząco utrudnia i wydłuża cały proces.

Kolejnym problemem jest zarządzanie skanami. Bez wątpienia są bardzo przydatne, ale nie dają możliwości wykorzystania podstawowych funkcjonalności takich jak wyszukiwanie w ich zawartości tekstowej czy możliwość bezpośredniego użycia zapisanych w nich danych.. Kategoryzacja jest bardzo trudna, a samodzielne segregowanie poszczególnych dokumentów zajmuje sporo czasu. Najważniejsze dane i tak musimy przepisywać do Excela, by móc je błyskawicznie wyszukać, wykorzystać lub też przeanalizować. Na dłuższą metę to trudne, szczególnie przy rozproszonej strukturze firmy (np. firma lub korporacja z kilkoma oddziałami), gdzie dostęp do kluczowych danych musi być możliwy także zdalnie, by mogły na nich pracować oddziały z innych miast lub też z innych państw.

Nie inaczej jest z fakturami. Zazwyczaj, w przypadku współpracy ze stałymi kontrahentami, regularnie generuje się faktury na podobną kwotę. To cykliczne działanie, które wymaga jednak ręcznego uzupełnienia kluczowych danych. Podobnie wygląda to z umowami – wzorzec umowy może być taki sam, ale jego wypełnienie za każdym razem wymaga żmudnej pracy i przede wszystkim zabiera czas.

OCR lekiem na problemy z digitalizacją

Na szczęście z pomocą przychodzi OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu. To program, który na podstawie skanu może rozpoznać dane w dokumencie i automatycznie zamienić je na tekst. Po przejściu dokumentu przez szybki skaner zostanie zachowany i skatalogowany tradycyjny skan, ale najważniejszym wynikiem są dane tekstowe. Będzie można je zaznaczać i kopiować tak, jakbyśmy otworzyli plik Worda. W ten sposób znacząco ułatwia się wszelkiego rodzaju kategoryzowanie dokumentów na podstawie konkretnych atrybutów. Dlaczego? Ponieważ program sam rozpozna, jakiego klienta dotyczą dane. Dzięki temu tworzenie zestawień będzie proste, bez konieczności skrzętnego przepisywania cyferek do Excela.

Wzorce dokumentów i rozpoznawania tekstu

Świetną funkcjonalnością są także wzorce dokumentów. Dla przykładu – jeśli klient jest już wprowadzony do systemu, to w bazie powinny pojawić się między innymi standardowe pola – imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, branża, numer kontaktowy czy numer konta. Sami decydujemy o strukturze i dopasowujemy pola do naszych potrzeb. Gdy tworzymy nową umowę,system jest  w stanie wypełnić szablon danymi zapisanymi w bazie! To znacząco ułatwia cały proces. Co ważne, funkcję tę można zastosować do każdego typu dokumentu – każdy z nich da się rozbić z pomocą OCR na konkretne pola i zapisać w systemie zgodnie ze wzorcem.

Jeżeli firma używa w pracy również zewnętrznych systemów, z których z jakichś powodów nie chce zrezygnować (na przykład program fakturowy), to  bardzo pomocne okaże się także wykonanie integracji z nimi. To żadna przeszkoda dla digitalizacji – system na podstawie umowy dodanej do systemu może automatycznie przesłać kluczowe informacje do zewnętrznego programu fakturowego.

Wracając na chwilę do tematu umów. Wiemy już, że z naszego wewnętrznego systemu możemy w prosty sposób wygenerować umowę dla klienta przy użyciu zbudowanego wcześniej szablonu, dzięki wypełnieniu go danymi. Dajmy na to, że kilkunasto-stronicowa umowa zostaje przesłana do klienta, a klient odsyła podpisany skan. Ręczna weryfikacja, czy wszystkie dane są prawidłowe, a umowa niezmieniona (zasada ograniczonego zaufania) może zająć nawet kilka godzin. Z kolei program poprzez optyczne rozpoznawanie tekstu jest w stanie zweryfikować zgodność oraz poprawność umowy w ciągu kilku sekund. Oszczędność czasu i nerwów jest w tym wypadku ogromna, a z kolei funkcjonalność OCR nieoceniona!

Oryginały wszystkich dokumentów w razie potrzeby oczywiście wciąż dostępne są w archiwum, ale wszystkie dane i tak są zdigitalizowane oraz łatwo dostępne, bez wyszukiwania dokumentów pochowanych w szufladach. Taka wygoda niesie ze sobą nie tylko oszczędność czasu, ale też ogromną łatwość w zarządzaniu dokumentami. Dlaczego nie skorzystać z dobrodziejstw nowej technologii i nie zaufać OCR?

Jeżeli chciałbyś się dowiedzieć więcej na temat możliwości wdrożenia OCR i automatyzacji w Twojej firmie, lub stworzeniem oprogramowania innego typu, napisz do nas przez formularz w zakładce kontakt.