Czym jest integracja i kiedy warto ją stworzyć? Devpark
Automatyzacja przedsiębiorstw

Wewnątrz firmy funkcjonują ogromne zasoby różnego rodzaju danych. Mało tego, często rozrzucone są one po różnych systemach, a ich wprowadzanie i przepisywanie zajmuje wiele czasu, narażając jednocześnie pracowników na popełnienie kosztownych w skutkach błędów. Z pomocą może przyjść jednak integracja. Czym jest i kiedy jej stworzenie może przynieść wymierne korzyści firmie?

Codzienne funkcjonowanie firmy to zazwyczaj wiele różnych systemów, w których i na których trzeba pracować. Przenosi się między nimi dane, by wszystko funkcjonowało jak należy. Często osobne narzędzia wykorzystuje się do planowania, inne do wystawiania faktur, komunikacji między pracownikami, a jeszcze inne do zarządzania procesem sprzedaży. Takie rozdrobnienie przekłada się na utratę koncentracji – trudno skupić się na kluczowym zadaniu, skoro cały czas pojawiają się małe rozpraszacze takie jak przeklikiwanie się przez kolejne programy.

Czy wszystko da się zrobić ręcznie?

Oczywiście, wszelkie dane da się przekleić ręcznie. Szczególnie, jeśli jest to tylko 10 indeksów dziennie, które trzeba przenieść z systemu do systemu. Gorzej wygląda to jednak, gdy mówimy o 1000 obiektach, np. produktach w sklepie – wtedy pojawiają się schody. Mało tego, czasem zmiana w wartościach niezbędna jest  co godzinę lub częściej, a nie tylko raz dziennie. Wówczas ręczna praca mija się z celem – aktualizowanie tysiąca pól co godzinę jest nieosiągalne.

W dzisiejszych czasach przenoszenie oparte o ręczne działania to na szczęście już przeszłość. Takich problemów da się przecież uniknąć dzięki integracji oprogramowania wewnętrznego z zewnętrznymi serwisami. Wówczas automatyzacja załatwia większość tego typu kwestii i pozwala oszczędzić czas.

W jaki sposób działa integracja?

Załóżmy, że na serwerze zewnętrznym pojawiło się pięć nowych danych, które potrzebujemy przenieść. Dzięki integracji naszego systemu z systemem zewnętrznym przeniesienie danych może odbyć  się automatycznie, gdy tylko pojawią się nowe indeksy. To jednak nie jedyne rozwiązanie – synchronizację systemów można ustawić także na konkretny czas, np. raz na trzy godziny.

Integracja może działać w dwie strony – zarówno wysyłać, jak i odbierać dane z systemu zewnętrznego. Może to dotyczyć chociażby ofert specjalnych, stanów magazynowych sklepu czy też poszczególnych transakcji sprzedażowych. Przesyłać i synchronizować można wszystkie dane, które mogą być kluczowe dla obu systemów.

Kluczem do integracji jest dziś najczęściej API. To specjalna furtka w oprogramowaniu, która pozwala na błyskawiczne i zautomatyzowane przesyłanie uporządkowanych danych. W integracji starszych systemów pomocne mogą być również inne formaty wymiany danych takie jak JSON czy pliki w formatach XML lub CSV. Dużo zależy od tego, w jaki sposób przygotowany został zewnętrzny system, z którym musimy skomunikować nasze oprogramowanie.

Jak tworzy się integrację?

By stworzyć integrację, należy najpierw zweryfikować, jakie dane musimy zintegrować i w jaki sposób. Czy do integracji ma dochodzić natychmiast po odnotowaniu jakiegoś zdarzenia czy tylko o konkretnych porach? Czy dane będą przesyłane w obu kierunkach, czy na przykład tylko wysyłane lub tylko pobierane? Kluczowa będzie także dokumentacja API i zapoznanie się ze strukturą danych – najlepiej by były one spójne i uporządkowane – wtedy stworzenie integracji będzie najprostsze. .

Na podstawie zebranych danych i dokumentacji tworzy się oprogramowanie, które w określonym czasie wykonana narzucone przez nas czynności, np. odpyta serwer wewnętrzny, czy pojawiły się w systemie nowe produkty lub czy zmieniły się stany magazynowe. Jeśli odpowiedź będzie twierdząca, to program zaciągnie dane do naszego systemu i na ich podstawie zaktualizuje inne informacje (np. status dostępności produktów w naszym sklepie.  Co ważne – do aktualizacji dojdzie nawet w przypadku, gdy należy zmienić kilkadziesiąt tysięcy indeksów. Na tym polega cud integracji i automatyzacji – ilość nie ma zbyt dużego znaczenia dla zachodzącego procesu ani dla czasu jego trwania.

Co ważne, sami ustalamy to, jak działa integracja. Przecież nie zawsze musimy chcieć integrować wszystkie dane z zewnętrznego systemu. Dla przykładu – integracja może być stworzona w taki sposób, by o wszystkich zmianach w systemie zewnętrznym informowany był najpierw administrator. Wtedy to on podejmuje decyzje, czy dane mają zostać zaimplementowane w systemie wewnętrznym czy też nie. Jeśli zajdzie taka potrzeba, to do pojedynczych pozycji można wprowadzić modyfikacje, jeszcze przed zaciągnięciem ich do naszego systemu.

Uważasz, że integracja przydałaby się także w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli przedstawić Ci najlepsze możliwości.