Rozwój firmy to nie tylko zwiększanie kompetencji poszczególnych pracowników czy też inwestowanie w nowych specjalistów. Równie dobrze stymulatorem postępu może być eliminacja zbędnych, powtarzalnych zadań w pracy. Szczególnie, że dzięki nowym technologiom można to zrobić bardzo skutecznie i bez straty jakości pracy!

Jakie problemy związane są z codzienną pracą?

Codzienna praca w dużej mierze opiera się na rutynie. Wiele z zadań to powtarzalne czynności, które się nie zmieniają i towarzyszą pracownikom każdego dnia. Dotyczy to chociażby zbierania danych czy ich przetwarzania. Zazwyczaj to praca odtwórcza, która nie wymaga nawet odrobiny kreatywności, a zabiera mnóstwo czasu.

Jak w tym przypadku może pomóc automatyzacja?

Zautomatyzowanie tych procesów pozwala uwolnić kilka-kilkanaście godzin tygodniowo (mówimy o czasie pracy jednej osoby), z korzyścią dla kreatywności pracownika i firmy!

Ile pracy da się zautomatyzować?

Według raportu McKinsey & Company i Forbesa aż 49% pracy poświęca się na czynności, które mogą zostać zautomatyzowane i zoptymalizowane bez straty na jakości wykonywanych zadań. W niektórych firmach ten odsetek może być jeszcze wyższy!

Jakie zadania można przenieść na oprogramowanie?

Raportowanie, część prac związanych z logistyką  (np. generowanie etykiet do naklejenia na paczki ) czy generowanie faktur – to tylko najpopularniejsze przykłady zadań, które można bez problemów zautomatyzować i uprościć za pomocą nowoczesnego oprogramowania.

Dlaczego nie skorzystać z szansy, jaką niesie ze sobą nowa technologia?

Czy powtarzalność zadań ma wpływ na zadowolenie pracowników?

Tego typy powtarzalne czynności znacząco obniżają także satysfakcję z pracy. Jak wskazują badania Instytutu Gallupa aż 68% pracowników jest niezaangażowanych w swoją pracę. Bez wątpienia rutyna, powtarzalność i brak ambitnych obowiązków mają na to wpływ.

Jak poradzić sobie z tym problemem?

Automatyzacja tych najbardziej żmudnych zadań codziennego rytmu pracy może być na to lekarstwem i pomóc utrzymać morale zespołu na wysokim poziomie. To może być strzał w dziesiątkę także dla efektywności zespołu.

Co zrobić, by uniknąć niedokładności i związanych z nimi dotkliwych konsekwencji?

Wystarczy zaufać automatyzacji, która jest w zasadzie niezawodna i znacząco przewyższa pamięć ludzką. W tym wypadku to program zapamiętuje wszystkie kluczowe daty np. datę badania okresowego dla poszczególnych pracowników. Przypomni też, by skontrolować podzespoły po przekroczeniu określonego progu kilometrów. Automatyzacja zdejmuje z głowy takie problemy – z pozoru błahe dla funkcjonowania firmy ale jednocześnie bardzo dotkliwe, gdy się o nich zapomni.

Jak utrzymać wysoki poziom skupienia i produktywności pracowników?

Kluczowe jest stworzenie do tego odpowiednich warunków, np. ograniczenie konieczności przeklikiwania się pomiędzy kolejnymi programami czy dokumentami.  Komunikator zewnętrzny do kontaktu z teamem, osobne oprogramowanie do zarządzania flotą, a jeszcze inne do przydzielania zadań podwładnym. To zabiera cenny czas i nie pozwala skupić się całkowicie na jednej czynności. W rzeczywistości nie tylko kolejne minuty mijają na przeklikiwaniu się przez poszczególne okna, ale też i poziom skupienia na zadaniu znacząco spada.

Tego typu niedogodności da się zniwelować dzięki oprogramowaniu dopasowanemu do potrzeb firmy. Wszystkie funkcje, ustalone na podstawie wcześniejszej weryfikacji potrzeb danego przedsiębiorstwa, mogą być przecież zawarte w jednym systemie – to wyklucza zbędne przeklikiwanie i ogranicza liczbę czynności. Zadania są skondensowane w jednym miejscu.

Czy automatyzacja może wpływać na kreatywność?

Efekty automatyzacji są zauważalne przede wszystkim w kontekście czasu, ale mają swoje przełożenie także na kreatywność zespołu! Takie podejście sprawia, że pracownicy mają znacznie więcej czasu na kluczowe decyzje czy też angażujące inicjatywy, wymagające sporych nakładów czasu. Możemy wówczas mówić o sytuacji wymarzonej dla pracodawcy – jego podopieczni nie tracą czasu na powtarzalne, czasochłonne zadania, ale poświęcają się w pełni pracy, której żadna robotyka nie jest w stanie zastąpić.

Co automatyzacja oznacza dla menadżerów?

Dla nich to nie tylko ograniczenie powtarzalnych zadań, ale też możliwość łatwego kontrolowania pracy innych. Mając wgląd we wszystkie procesy, mogą z łatwością przewidzieć potencjalne kryzysy, zatory czy też zlokalizować tzw. “wąskie gardła”, czyli słabe punkty. Pomagają w tym także raporty generowane w czasie rzeczywistym, dające lepszy ogląd na sytuację.

W jaki sposób automatyzacja oddziałuje na rozwój przedsiębiorstwa?

Czas, który do tej pory był poświęcany na kontrolę funkcjonowania poszczególnych procesów, teraz można poświęcić w pełni na rozwój firmy czy też własnych kompetencji. W tym wypadku automatyzacja może być pierwszym, kluczowym krokiem do zmniejszenia kosztów i rozwoju firmy!

Jesteś ciekawy jak wygląda automatyzacja firmy na konkretnym przykładzie? Przeczytaj nasz artykuł o automatyzacji w branży transportowej!