Jak wygląda proces wdrożenia automatyzacji w firmie? Devpark
Automatyzacja przedsiębiorstw

Nie tylko każda branża jest inna – pod wieloma względami każda firma jest inna. Różne przedsiębiorstwa działające w tym samym sektorze znacząco różnią się od siebie. Czy to wykorzystywanymi narzędziami, liczbą pracowników czy też metodyką pracy. Jak wygląda proces wdrożenia automatyzacji w pracy firmy i co ma na niego wpływ?

Na początek kluczowe jest dokładne poznanie biznesu i zrozumienie jego celów.  Co w danej branży wpływa na jakość pracy? Jakie procesy mają największy wpływ na efektywność? Co da się zautomatyzować, a co musi zostać w rękach pracowników? Jakie są wskaźniki wydajności konkretnego procesu? Indywidualne podejście to podstawa każdego wdrożenia. Bez niego nie da się dostosować poszczególnych funkcjonalności i odpowiednio zoptymalizować automatyki. Jeśli firma oferująca dedykowane oprogramowanie nie pozna najpierw dokładnie procesów zachodzących w danej firmie, trudno jej będzie zapewnić dobrze dopasowany system.

Strefy problemowe – co można usprawnić?

Badanie procesów zachodzących w firmie pozwala zidentyfikować strefy problemowe, a także znaleźć odpowiedź na pytanie – jak można je usprawnić? Jest wiele standardowych zadań, tradycyjnie wykonywanych ręcznie, które zabierają pracownikom dużo czasu, a które z powodzeniem można zautomatyzować i oddać w „ręce” maszyny.

Jednym z nich jest żmudne przepisywanie danych z jednego systemu do innego. Jest to bardzo czasochłonne, a jednocześnie łatwo przy tym o pomyłkę – danych zazwyczaj jest sporo, a nie brakuje także dużych liczb. Jedno zero może robić różnicę – wie o tym chociażby każdy manager sklepu internetowego. Dzięki wprowadzeniu integracji dane z różnych systemów mogą się automatycznie aktualizować – taka automatyzacja pozwala zaoszczędzić duże pokłady czasu. Dlatego warto też zweryfikować, jakiego oprogramowania dana firma używa do zarządzania magazynem i sklepami, a także zidentyfikować potencjalne braki i niedostatki. Zazwyczaj standardowe oprogramowanie to za mało – dopiero poprzez dedykowane funkcje da się wszystko znacząco usprawnić.

Rola dokumentów

Dużą rolę w procesie automatyzacji odgrywają dokumenty – papierowe i te zdigitalizowane. Należy zweryfikować, w jaki sposób do systemu wprowadzane są faktury, jak generowane są raporty oraz czy da się to usprawnić, a także jak wiele dokumentów jest regularnie katalogowanych i w jaki sposób. Wiele z niedociągnięć związanych z dokumentami da się zautomatyzować, jeśli tylko najpierw się je wykryje. Docelowo zaoszczędzić można nawet kilkaset godzin pracy zespołu w ciągu miesiąca. A mówimy przecież tylko i wyłącznie o różnego rodzaju dokumentach!

Osobnym zagadnieniem jest także rozproszony zespół. Szczególnie, gdy ludzie w różnych oddziałach wykonują podobne zadania. Wówczas ciężko je zsynchronizować i kontrolować, kto czym się obecnie zajmuje. Firma oferująca system powinna zaproponować takie rozwiązanie, które pozwoli na centralne zarządzanie różnymi oddziałami, bez względu na ich lokalizację. Wówczas w jednym miejscu można przejrzeć przydzielone członkom zespołu zadania, a i pracownicy wiedzą, nad czym pracują ich koledzy i na jakim są etapie.

Wdrożenie i testy

Po rozpoznaniu głównych bolączek firmy i zidentyfikowaniu stref możliwych do poprawy, przechodzimy do wdrożenia systemu. Dostosowane oprogramowanie powinno natychmiast znacząco usprawnić pracę w przedsiębiorstwie i zwiększyć efektywność pracowników.

Dobra analiza i odpowiednio przygotowana specyfikacja pozwalają stworzyć oprogramowanie skrojone na potrzeby firmy. To jednocześnie ułatwia wszelkie późniejsze prace optymalizacyjne. Jeśli potrzebne będą różnego rodzaju poprawki, np. związane z nowym ustawodawstwem unijnym, to lepsze dopasowanie procesów powinno być błyskawiczną operacją.  

Jak proces wdrożenia wyglądałby w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i przekonaj się sam!