DevPark news

Coraz częściej można usłyszeć o automatyzacji – w obsłudze klienta, zarządzaniu dokumentami, a także w rozmaitych procesach biznesowych. Firmy chętnie testują nowe narzędzia, dzięki którym mogą “uwolnić” pracowników od monotonnych, powtarzalnych czynności, do wykonania których nie jest wymagane ich specjalne zaangażowanie ani umiejętności. Dzięki temu zyskują cenny czas, który mogą przeznaczyć na najważniejsze cele danej organizacji – sprzedaż, budowanie relacji z klientem, a co za tym idzie – poprawić wydajność i uzyskać realne korzyści finansowe dla przedsiębiorstwa.

Chęć wdrożenia automatyzacji, czy też robotyzacji procesów wynika przede wszystkim z dostrzegania różnicy pomiędzy zadaniami ważnymi, a tymi, które nie przyczyniają się bezpośrednio do rozwoju firmy, a jednak są konieczne i zajmują znaczną część dnia niektórych pracowników. Odpisywanie na maile, sporządzanie raportów, wymiana informacji, odszukiwanie i sortowanie dokumentów, rutynowe spotkania – to czynności, które są niezbędne, a jednak można je często oddelegować lub znacznie usprawnić.

W ustaleniu priorytetów i wyznaczeniu zadań, które mogą być poddane automatyzacji pomocna będzie Macierz Eisenhowera. Jej podstawowym założeniem jest określenie zadań pod względem ich ważności oraz pilności.

I ćwiartka to rzeczy ważne i pilne – czyli te, które powinny być wykonane jak najszybciej, ponieważ inaczej będzie się to wiązało z przestojem w firmie (awaria sprzętu), utratą klienta (nagłe spotkanie) czy bezpośrednią karą finansową (zaniedbania). Oczywistym jest, że w tego typu zadaniach czowiek jest niezbędny.

II ćwiartka, czyli rzeczy ważne, ale niepilne – wymagają regularnej realizacji (planowanie, zarządzanie dokumentacją), dzięki czemu nie przeskoczą z dnia na dzień do tych ważnych i pilnych, powodując spiętrzenie obowiązków i niepotrzebny stres.

III ćwiartka – zadania nieważne i pilne, to pozornie błahostki, których nagromadzenie skutkuje koniecznością poświęcenia im znacznej ilości czasu i energii. Mają jednak największy potencjał do automatyzacji – warto przyjrzeć się im dokładniej.

IV ćwiartka – nieważne i niepilne zadania to zazwyczaj wszelkie pożeracze czasu i bezcelowe działania, jak scrollowanie internetu czy kolejne odświeżanie skrzynki mailowej w ciągu godziny, które tylko odwodzą od najważniejszych czynności. Powinny być eliminowane lub zredukowane do absolutnego minimum.

Największy potencjał automatyzacji znajduje się zatem w ćwiartkach 2 i 3. Katalogowanie dokumentów, przypomnienia o rachunkach do zapłaty, planowanie tygodnia – to tylko niektóre czynności, które można z powodzeniem zautomatyzować “oddając w ręce” robotów.

Coraz częściej jednak, gdy uświadamiamy sobie, że znaczna część pracy może zostać wykonana przez automat, pojawia się pytanie – czy pewnego dnia roboty z asystentów awansują na pełnoprawnych pracowników i zupełnie zastąpią nas w codziennej pracy?

Zawody “zagrożone”

Według Raya Kurzweil’ego – znanego futurologa i informatyka, do 2029 roku roboty będą wykazywać podobny poziom inteligencji co ludzie, dzięki czemu będą mogły wykonywać również czysto intelektualne zadania. Zanim jednak do tego dojdzie, stopniowo będą przejmowały prace z innych sektorów.

Wielu operatorów maszyn do obróbki metali i plastiku, czy pracowników odlewni, zostaje stopniowo zastępowana automatami. Nadzór, kontrola oraz automatyzacja na niższych szczeblach produkcji nie wymaga już stałej obecności pracownika, a z kolei pozwala usprawnić procesy i zaoszczędzić znaczną część środków.

To samo dotyczy pracowników pocztowych – nadzorców, ale też urzędników w placówkach. Z jednej strony wynika to z samej specyfiki pracy, czyli jej powtarzalności i łatwości w zdefiniowaniu. Z drugiej strony jednak, można zauważyć przeniesienie kluczowych czynności, w których pośredniczy poczta (przesyłanie korespondencji i przekazów pieniężnych) do internetu, co bezpośrednio wiąże się z utratą coraz większego grona klientów.

Kolejną grupą “zagrożoną” przez automatyzację są pracownicy telekomów, czyli osoby od których najczęściej niezbyt chętnie odbieramy telefon. Przedłużanie umów, proponowanie nowych usług czy obsługa reklamacji są z powodzeniem zastępowane przez automaty. Dopiero w momencie bardziej skomplikowanych zapytań, dorozmowy wkracza konsultant.

Kiedy człowiek jest niezastąpiony?

Pomimo faktu, że coraz większą część monotonnych, lecz koniecznych zadań można poddać automatyzacji, część pracy będzie stale wymagać obecności człowieka.

Czy maszyny mogą być kreatywne? Tworzyć nowoczesne kampanie, chwytliwe slogany, projektować zgodnie z naszym wyobrażeniem?

Czy decyzje na wysokim szczeblu powinny być powierzone automatom? Oczywiście, nie można umniejszać ich roli, gdyż są doskonałymi “doradcami”, analitykami danych i nieocenionym wsparciem, ale czy to wystarczy, aby zaufać im w 100%?

Odpowiedzi na te pytania nasuwają się wręcz, o ironio, automatycznie! Natura ludzka zapewne nie pozwoli przez długi czas powierzyć znacznej decyzyjności robotom. Chęć kontroli, utrzymywania władzy, słuchanie głosu intuicji niezmiennie pozostają domeną człowieka.

Kiedy programowanie radzi sobie lepiej?

Są jednak obszary, którym warto się przyjrzeć pod kątem poddania ich automatyzacji. Z pewnością można zaliczyć do nich zadania pracochłonne, powtarzalne i łatwe do zdefiniowania.

Dobrym przykładem na początek, może być obszar księgowości . Wprowadzanie i księgowanie faktur, czy też śledzenie płatności i opracowywanie raportów są właśnie takimi pracochłonnymi, ale prostymi w ustandaryzowaniu procesami. Możemy tu zaimplementować na przykład oprogramowanie do automatycznego odczytywania dokumentów – zarówno tych zeskanowanych, jak i przesłanych mailem. Następnie warto zainteresować się obszarem obsługi klienta, wprowadzaniem danych czy pracą helpdesku. Nie bez powodu doświadczamy w ostatnim czasie ogromnego skoku popularności botów. Coraz częściej są one wyposażane w silnik przetwarzania mowy naturalnej (eng. Natural Language Processor), co pozwala im ze sporą dokładnością interpretować intencje rozmówcy Odpowiednie przygotowanie w początkowej fazie, pod postacią audytu poszczególnych procesów zachodzących w firmie,to klucz do wykorzystania pełni możliwości automatyzacji.

Takie usprawnienia pozwolą na znaczne ograniczenie marnowania czasu i uwolnienie zmęczonych monotonią pracowników, ale przede wszystkim podwyższy precyzję, szybkość i systematyczność działań oraz przyczyni się do zredukowania ludzkich błędów, które wynikają z nieuwagi czy znużenia.

Wdrożenie oprogramowania

Wdrożenie oprogramowania, które realnie usprawni pracę firmy jest tylko jednym z etapów automatyzacji. Prace firmy wdrożeniowej rozpoczynają się znacznie wcześniej. Na początku ważne jest rozpoznanie i zdefiniowanie wszystkich procesów wypracowanych w przedsiębiorstwie. Dzięki temu możliwe jest wykrycie problemów i tzw. “wąskich gardeł”, które opóźniają lub przeszkadzają w sprawnym realizowaniu głównej działalności. Następnie klient po konsultacji z firmą wdrożeniową wskazuje, nad którymi obszarami chciałby skupić się w pierwszej kolejności. Automatyzacja przebiega stopniowo – pomaga to pracownikom przystosować się do nowych warunków pracy, jednocześnie nie zmniejszając jej efektywności. W konsekwencji proces ten wymaga czasu, więc warto zacząć jak najszybciej.

Czy chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwościach automatyzacji swojej firmy? Masz pytania o proces, możliwości dostosowania wykorzystywanego obecnie oprogramowania lub potencjalne korzyści?
Nie czekaj, zadzwoń, lub napisz – dane kontaktowe znajdziesz poniżej!