AUTOMATYZACJA PROCESÓW W FIRMIE – JAK ZACZĄĆ? DEVPARK
Automatyzacja przedsiębiorstw

Od czego zacząć?

Wiele osób interesuje się automatyzacją, dostrzega jej zalety, chciałoby wprowadzić tego typu usprawnienia do swojej firmy, ale nie do końca wie, jak się do tego zabrać. Ten tekst będzie właśnie dla Was! W skrócie przedstawimy od czego zacząć, by finalnie wdrożyć w pełni funkcjonalny mechanizm automatyzacji przekładający się na efektywność w pracy.

Audyt pierwszym krokiem do sukcesu

Wszystko zaczyna się od audytu obecnego stanu. Zapoznanie się z sytuacją jest niezbędne dla późniejszych decyzji i pozwala określić, jakie funkcjonalności byłyby kluczowe dla lepszego działania danej firmy. Dzięki temu nie trzeba zastanawiać się, jak użyć poszczególnych funkcji, bo funkcje są ściśle dopasowane do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Co ważne – audyt ten warto wykonać nawet w sytuacji, gdy nie dojdzie do ostatecznego wdrożenia automatyzacji. Daje wiele odpowiedzi i ogólny ogląd na funkcjonowanie firmy, a także pozwala znaleźć te procesy, które najgorzej wypadają pod kątem efektywności.

Odnalezienie powtarzalnych zadań

Gdy już wykonamy audyt, możemy w pierwszej kolejności sprawdzić, jakie procesy wymagają dużej liczby powtarzalnych czynności, a także zweryfikować, czy możliwe jest ich pełne zautomatyzowanie. Im więcej rzeczy możemy zautomatyzować bez straty jakości wyników, tym lepiej. Ważne jednak, by były to czynności jak najbardziej powtarzalne i wykonywane mechaniczne – wówczas system daje możliwość wykonania ich w ułamku sekundy, a tym samym pomaga znacznie zniwelować konieczność wkładu pracownika.

Automatyzacja raportowania

Często prawdziwą udręką są ręczne raporty. Nawet jeśli wiążą się tylko z podmianą poszczególnych danych, to stworzenie jednego kompletnego raportu może zająć nawet kilka godzin. Automatyzacja może ograniczyć ten proces, działając na zasadzie automatycznego zaciągania danych i integracji z zewnętrznym API. Jeśli w raporcie zmieniają się tylko liczby zaciągane z konkretnego programu, to generowanie raportu można zautomatyzować i ograniczyć do kilku minut a w przypadku stworzenia szablonów raportów, które zawsze będą wypełniane na przykład tą samą serią danych, tylko z różnych kwartałów, raport może powstawać w czasie rzeczywistym. Wówczas pracownikowi pozostaje tylko wyciągnąć wnioski z wyników.

Jedno narzędzie zarządzania

Wiele czynności codziennie wykonywanych przez pracowników w firmach rozrzuconych jest po różnych systemach. Komunikator, program do zarządzania własnymi zadaniami czy też planer pracy zespołu. Sprawne korzystanie wymaga wówczas przelogowania czy dłuższego przeklikiwania się, by znaleźć odpowiednią opcję. Takie poszukiwania rozpraszają i obniżają efektywność działań. Automatyzacja pozwala zarządzać wszystkimi procesami z jednego widoku, wykorzystując funkcjonalność zaawansowanych CRMów i skupiając wszystkie opcje w jednym panelu. To ułatwia skupienie się na kluczowych czynnościach.

Dopiero gdy mamy wszystkie te informacje, możemy przejść do procesu projektowania finalnego mechanizmu. Określenie funkcjonalności i sprawdzenie możliwości automatyzacji w danej branży/firmie jest kluczowe dla końcowego sukcesu. W większości przypadków potrzebne jest indywidualne podejście i zastosowanie unikalnego zestawu możliwości. Przejście powyższego procesu pozwala jednoznacznie stwierdzić, w jakich obszarach jest pole na automatyzację i ocenić, jak przełoży się to na efektywność pracy zespołu.

Finalnym etapem jest stworzenie projektu struktury systemu, który zawiera szkice funkcji na poszczególnych podstronach  i ścieżki użytkowników. Mówiąc prościej – to ekrany, a także czynności, jakie będzie widział i wykonywał pracownik, aby wykonać swoje zadanie. Dopracowanie całej struktury pozwala na późniejsze bezproblemowe wdrożenie i rozbudowę systemu.

Zastanawiasz się nad wprowadzeniem automatyzacji w swojej firmie i potrzebujesz pomocy? Napisz do nas!

Zobacz, jak wprowadzić automatyzację w branży transportowej